Kancelaria Księgowo-Podatkowa ACCOME

W oficjalnej komunikacji wskazuje się w szczególności:

• brak konieczności drukowania faktur,

• stały dostęp do faktur przez 10 lat bez potrzeby samodzielnego archiwizowania,

• zwiększenie szybkości wymiany danych pomiędzy kontrahentami,

• skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni (zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach i materiałach rządowych).

Wdrożenie obowiązku ma przebiegać etapowo:

• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży brutto (wraz z podatkiem VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,

• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.

• Od 1 stycznia 2027 r. – dodatkowe odroczenie dla najmniejszych podatników określonych jako „wykluczeni cyfrowo”, u których miesięczna wartość sprzedaży brutto (z podatkiem VAT) nie przekracza łącznie 10 tys. zł.

Mimo etapowania obowiązku wystawiania, administracja skarbowa wskazuje, że wszyscy podatnicy powinni być gotowi do odbioru faktur od 1 lutego 2026 r. – niezależnie od poziomu sprzedaży, z ustawowymi wyjątkami, gdy faktura jest przekazywana w sposób uzgodniony.

Zgodnie z planem wdrożenia i sekcją pytań i odpowiedzi, obowiązek ma dotyczyć podatników VAT czynnych i zwolnionych, wystawiających faktury w obrocie gospodarczym (B2B), z wyszczególnionymi wyjątkami i wyłączeniami. Forma prawna działalności (np. JDG, spółka) co do zasady nie ma znaczenia – decyduje obowiązek fakturowania i terminy etapowania.

W informacjach rządowych wskazuje się m.in. następujące wyłączenia:

A. Wyłączenia związane ze statusem stron transakcji

Wyłączone z obowiązku mają być faktury wystawiane:

• przez podatników bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,

• przez podatników bez siedziby w Polsce, ale ze stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, jeżeli to stałe miejsce nie uczestniczy w danej dostawie towarów lub świadczeniu usług

• na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (B2C).

W tych przypadkach wskazano możliwość dobrowolnego wystawiania takich faktur w KSeF (z wyjątkiem sytuacji opisanych poniżej dla wyłączeń „proceduralnych”).

B. Wyłączenia dla określonych procedur szczególnych

Wyłączone mają być faktury dokumentujące czynności w ramach procedur:

• OSS nieunijna,

• IOSS (procedura importu),

• procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

W tych przypadkach materiały rządowe wskazują, że nie jest możliwe dobrowolne wystawianie faktur dokumentujących te czynności w KSeF.

C. Wyłączenia dla określonych rodzajów transakcji wskazywane w rozporządzeniu wykonawczym

W materiałach rządowych przykładowo wymieniono m.in.:

• usługi przejazdu autostradą płatną dokumentowanych paragonem z NIP uznanym za fakurę,

• usługi przewozu osób (kolej, transport samochodowy, żegluga, promy, lotnictwo) dokumentowane fakturą w formie biletu jednorazowego,

• usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT (odwołanie do art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT) – udokumentowane fakturami uproszczonymi lub innymi dowodami,

• samofakturowanie przy braku identyfikacji polskim NIP po stronie nabywcy lub sprzedawcy (wskazane warunki).

Materiały rządowe wskazują kilka istotnych odroczeń:

A. Limit 10 000 zł miesięcznie – możliwość fakturowania poza KSeF

Do końca 2026 r. podatnicy objęci obowiązkiem mają móc wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeżeli łączna wartość sprzedaży (z podatkiem VAT) udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.

W wyjaśnieniach doprecyzowano m.in., że do limitu 10 000 zł nie wlicza się faktur konsumenckich (B2C) oraz określonych sprzedaży ewidencjonowanych wyłącznie na kasie (bez faktury).

B. Kasy rejestrujące (faktury i paragony do 450 zł)

Do końca 2026 r. ma być utrzymana możliwość:

• wystawiania faktur z kas rejestrujących,

• uznawania paragonów fiskalnych z NIP do 450 zł brutto za faktury uproszczone.

C. Sankcje i numer KSeF w płatnościach

Do końca 2026 r. wskazano, że:

• nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem w KSeF,

• nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również przy mechanizmie podzielonej płatności „MPP”).

Rządowe materiały opisują tryb online (wystawienie i wysyłka w czasie rzeczywistym) oraz tryby offline (wystawienie poza KSeF i dosłanie później).

W trybie offline24 podatnik:

• stosuje obowiązującą strukturę (od 1 lutego 2026 r. wskazano strukturę logiczną FA(3)),

• wystawia fakturę elektronicznie,

• przesyła ją do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia, aby uzyskać numer KSeF.

Jeżeli po wystawieniu faktury (a przed jej wysyłką do KSeF) wystąpi awaria KSeF ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów i w oprogramowaniu interfejsowym, fakturę przesyła się w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Przy tzw. „całkowitej awarii” ogłoszonej w środkach przekazu wskazano, że faktur nie dosyła się do KSeF.

W pytaniach i odpowiedziach opisano również, że tryby offline mogą wymagać odpowiednich oznaczeń (np. kody QR) oraz przygotowania po stronie podatnika (np. certyfikat KSeF) – zgodnie z zasadami wskazanymi w rządowych wyjaśnieniach.

W materiałach rządowych wskazano, że do KSeF nie przesyła się m.in.:

• faktur proforma, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych i obciążeniowych, rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej.

Ponadto wskazano, że od 1 lutego 2026 r. mają zostać uchylone przepisy dotyczące not korygujących, więc nie będą one wystawiane ani w KSeF, ani poza KSeF.

10) Faktury z załącznikiem ( od 2026 r.)

Rządowe materiały wskazują, że od 1 lutego 2026 r. ma być możliwe wystawianie w KSeF faktur z załącznikiem (rozwiązanie przewidziane m.in. dla faktur o złożonych danych, np. w sektorach mediów, telekomunikacji, paliw).

Załącznik stanowi integralną część faktury i może zawierać obligatoryjne elementy faktury przewidziane w art. 106e ust.1 ustawy o VAT; wskazano, że nie powinien zawierać informacji marketingowych.

Wskazano również, że skorzystanie z tej funkcjonalności ma wymagać zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym (możliwość zgłoszeń od 1 stycznia 2026 r.).

W materiałach rządowych opisano funkcjonalność „faktury z załącznikiem” dostępnej od 1 lutego 2026 r., jako rozwiązanie dla przypadków, w których zakres danych jest rozbudowany. Wskazuje się również tryb zgłoszenia chęci korzystania z tej funkcji (np. przez e-Urząd Skarbowy).

W planie wdrożenia wskazano, że faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Jednocześnie ma być udostępniona możliwość ich wystawiania w systemie od 1 kwietnia 2026 r.

Dostęp do KSeF opiera się na uwierzytelnieniu (logowaniu) oraz uprawnieniach (zakresie działań w imieniu podatnika). Rządowe materiały wskazują metody uwierzytelnienia takie jak profil zaufany, kwalifikowany podpis, kwalifikowana pieczęć, a także token KSeF i certyfikat KSeF.

• JDG (osoba fizyczna) – logowanie odbywa się jako osoba (np. profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym). Po uwierzytelnieniu możliwe jest wygenerowanie tokenu KSeF lub uzyskanie certyfikatu KSeF w zależności od potrzeb.

• Spółka/osoba prawna – logowanie odbywa się za pomocą pieczęci kwalifikowanej lub imiennie za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Logowanie imienne do Aplikacji KSeF wymaga upoważnienia reprezentanta spółki/osoby prawnej na formularzu ZAW-FA. W systemie działa zawsze konkretna osoba (np. reprezentant, pracownik, pełnomocnik) w ramach nadanych uprawnień. Uprawnienia nadaje się elektronicznie w Aplikacji KSeF.

Nadawanie uprawnień, obsługa tokenów i certyfikatów są realizowane w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) do stycznia 2026 r. Od 1 lutego 2026 r. nadawanie uprawnień, generowanie tokenów i certyfikatów ma odbywać się w Aplikacji KSeF 2.0.

Tokeny i certyfikaty służą do uwierzytelniania w systemach komercyjnych zintegrowanych z API KSeF.

• Token KSeF jest środkiem uwierzytelnienia do KSeF, generowanym po zalogowaniu do Aplikacji KSeF. Tokeny mają funkcjonować w okresie przejściowym do końca 2026 r. i należy je chronić przed dostępem osób nieupoważnionych.

• Certyfikat KSeF jest odrębnym środkiem uwierzytelnienia. Wniosek o wydanie certyfikatu składa się po zalogowaniu do Aplikacji KSeF. Certyfikat jest wydawany na okres 2 lat.

Istotne ograniczenie: uwierzytelnienie tokenem KSeF lub certyfikatem KSeF nie służy do złożenia wniosku o wydanie certyfikatu.

Rekomendowane kroki organizacyjne:

1. sprawdzenie, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy (1.02.2026 / 1.04.2026 / 1.01.2027 – zależnie od warunków),

2. przegląd procesu wystawiania faktur i obiegu dokumentów w organizacji (as-is),

3. potwierdzenie u dostawcy oprogramowania księgowego/fakturowego dostępności aktualizacji do obsługi KSeF,

4. wybór metody logowania do KSeF,

5. jeżeli podmiot nie jest osobą fizyczną i nie posiada kwalifikowanej pieczęci – złożenie zawiadomienia ZAW-FA (zgodnie z zasadami opisanymi w materiałach rządowych).

6. nadanie uprawnień do KSeF i wygenerowanie tokenów/certyfikatów.

Z KSeF można korzystać:

• przez bezpłatne narzędzia udostępniane przez Ministerstwo Finansów (np. Aplikacja Podatnika KSeF , aplikacja mobilna KSeF, e-mikrofirma),

• albo przez oprogramowanie komercyjne zintegrowane z KSeF.

Dobór narzędzia powinien wynikać ze skali działalności i sposobu pracy organizacji.

W domenie gov.pl funkcjonują rządowe strony tematyczne, na których publikowane są m.in.:

• opis systemu KSeF i komunikaty o aktualnościach,

• informacje o podstawach prawnych i kluczowych terminach (wraz z odwołaniami do Dziennika Ustaw),

• zestawienia zasad dotyczących zakresu obowiązkowego KSeF (w tym wyłączenia, przepisy przejściowe, dokumenty wyłączone z KSeF),

• wyjaśnienia praktyczne (np. limit 10 000 zł, pytania i odpowiedzi, tryby offline).

W komunikacji wskazano również:

• formularz zgłoszeniowy KSeF,

• infolinię KAS ds. KSeF (dni robocze 8:00–18:00),

• możliwość umówienia wizyty w urzędzie skarbowym w sprawach KSeF.